Archiwum Dokumentów – Praktyczne wskazówki dotyczące organizacji i przechowywania dokumentów
Archiwum dokumentów – jak to zrobić?
W dzisiejszych czasach prawie każda firma przechowuje wiele dokumentów. Mogą to być umowy, faktury, dokumenty kadrowe oraz wiele innych. Wszystkie te dokumenty muszą zostać odpowiednio sklasyfikowane i zarchiwizowane. W przeciwnym razie można łatwo stracić ważne informacje lub narazić się na problemy prawne. W tym artykule przedstawię praktyczne wskazówki dotyczące organizacji i przechowywania dokumentów.
- Określ system archiwizacji
Przede wszystkim, przed rozpoczęciem archiwizacji, należy określić system archiwizacji. Oznacza to, że należy zastanowić się, jakie dokumenty będą przechowywane w archiwum, jakie kategorie będą stosowane oraz jakie będą reguły dotyczące jednoznacznej identyfikacji dokumentów. System archiwizacji dla każdej firmy powinien być sprecyzowany indywidualnie.
Przykładowy system kategorii dokumentów:
- kategorie według nazwiska (np. w przypadku dokumentów kadrowych)
- kategorie według rodzaju dokumentu (np. faktury, umowy, korespondencja)
- kategorie według tematu (np. reklamacje, zapytania ofertowe)
- Ustawienie ważnych dokumentów osobno
Ważne dokumenty (np. umowy, faktury) powinny być przechowywane w osobnym miejscu, aby można je łatwo odnaleźć, gdy będą potrzebne. W tym celu można np. przygotować skrytkę lub szafkę z zamkiem lub w przypadku dokumentów elektronicznych – skorzystać z odrębnego folderu lub dysku.
- Przygotuj specjalne koszyki lub pudełka
W celu ułatwienia sortowania i segregowania dokumentów, warto zainwestować w specjalne koszyki lub pudełka. Dzięki temu dokumenty będą w jednym miejscu, co znacznie ułatwi ich przechowywanie i szybkie odnalezienie ich w przyszłości.
- Zastosuj system etykietowania
Każdy dokument powinien mieć swoją etykietę, która ułatwi jego identyfikację w przyszłości. Etykieta powinna zawierać informacje takie jak: rodzaj dokumentu, temat, data oraz dodatkowe informacje, jeśli to konieczne. Wygodnym rozwiązaniem może być wykorzystanie oznaczeń dwukolorowych – np. zielone znaczniki oznaczają umowy, a czerwona reklamacje.
Przykładowe informacje na etykiecie dokumentu:
- nazwa, numer dokumentu
- imię i nazwisko osoby lub firmy, do której dokument dotyczy
- data sporządzenia i obowiązywania dokumentu
- dodatkowe informacje, np. związane z terminem płatności, wysokością kwoty lub innymi szczegółami
- Wyznacz specjalne miejsce w biurze na archiwum
Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w jednym miejscu w biurze. Aby zminimalizować ryzyko zniszczenia dokumentów lub ich zagubienia, warto wyznaczyć specjalne miejsce na archiwum. Powinno to być miejsce, gdzie dokumenty będą bezpieczne i łatwo dostępne. Idealnie, gdy to miejsce jest zamknięte na klucz, by tylko uprawnione osoby miały do niego dostęp.
Podsumowanie
Organizowanie archiwum dokumentów wymaga nieco pracy, ale jest to inwestycja, która zwraca się w przyszłości – w razie potrzeby łatwiej jest odnaleźć ważne dokumenty, a przez to uniknąć potencjalnych problemów. Przygotowanie solidnego systemu przechowywania dokumentów i określenia klarownych zasad archiwizacji to pierwszy krok do zapewnienia sobie spokoju na wiele lat.
